Fachkräftemangel in der Arztpraxis: Warum Automatisierung jetzt zählt

Der Fachkräftemangel in Arztpraxen ist längst keine Zukunftsprognose mehr – für viele Praxen gehört er bereits zum Alltag.

Offene Stellen bleiben über Monate unbesetzt, qualifizierte MPAs sind schwer zu finden und bestehende Teams arbeiten oft an ihrer Belastungsgrenze. Gleichzeitig steigt die Zahl der Patientinnen und Patienten, administrative Aufgaben nehmen zu und die Erwartungen an Erreichbarkeit wachsen.

Viele Praxen stellen sich deshalb dieselbe Frage: Wie lässt sich die hohe Arbeitsbelastung reduzieren, wenn zusätzliches Personal kaum verfügbar ist?

Die Antwort lautet nicht, Mitarbeitende zu ersetzen. Sondern ihnen den Rücken freizuhalten.
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Wie gross ist der Fachkräftemangel wirklich?

Wer aktuell nach MPA Stellenangeboten sucht, merkt schnell: Der Bedarf ist hoch.

In vielen Regionen der Schweiz suchen Hausarztpraxen, Gruppenpraxen und medizinische Zentren gleichzeitig nach qualifizierten medizinischen Praxisassistentinnen und Praxisassistenten. Für viele Stellen gibt es nur wenige Bewerbungen – teilweise bleiben Positionen über längere Zeit unbesetzt.

Für bestehende Teams bedeutet das oft:

• mehr Telefonate und administrative Aufgaben,
• weniger Zeit für Patientinnen und Patienten,
• Überstunden und zusätzliche Belastung,
• erschwerte Ferien- und Krankheitsvertretungen.

Der Personalmangel betrifft deshalb nicht nur die Personalplanung, sondern den gesamten Praxisbetrieb.
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Die grösste Belastung entsteht oft nicht durch medizinische Arbeit

Wenn vom Fachkräftemangel in der Arztpraxis gesprochen wird, denken viele zuerst an fehlendes Personal.

Im Alltag zeigt sich jedoch häufig ein anderes Problem: Ein grosser Teil der Arbeitszeit fliesst in wiederkehrende administrative Aufgaben.

Dazu gehören unter anderem:

• Terminvereinbarungen,
• Terminverschiebungen,
• telefonische Rückfragen,
• Rezeptanfragen,
• allgemeine Auskünfte,
• administrative Vorbereitungen.

Diese Aufgaben sind wichtig – sie benötigen aber in vielen Fällen keine individuelle Entscheidung oder medizinische Einschätzung.

Trotzdem unterbrechen sie den Praxisalltag ständig und nehmen wertvolle Zeit in Anspruch.
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Automatisierung schafft Freiräume – keine Stellenabbau

Der Begriff Automatisierung sorgt im Gesundheitswesen manchmal für Skepsis.

Dabei geht es nicht darum, MPAs oder Empfangsteams zu ersetzen.

Im Gegenteil: Ziel ist es, das vorhandene Personal zu entlasten, damit mehr Zeit für jene Aufgaben bleibt, die Erfahrung, Empathie und persönlichen Kontakt erfordern.

Patientengespräche, medizinische Abklärungen oder komplexe organisatorische Situationen lassen sich nicht automatisieren – und das sollen sie auch nicht.

Routineprozesse hingegen schon.
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Welche Aufgaben sich sinnvoll automatisieren lassen

Viele Anfragen in einer Arztpraxis folgen täglich denselben Abläufen.

Dazu gehören beispielsweise:

• Termine vereinbaren oder verschieben,
• Standardfragen beantworten,
• Informationen für einen Termin erfassen,
• Patientinnen und Patienten an den richtigen Ansprechpartner weiterleiten,
• Terminbestätigungen und Erinnerungen versenden.

Werden diese Prozesse automatisiert, reduziert sich die Zahl der telefonischen Unterbrechungen deutlich. Gleichzeitig bleiben die Mitarbeitenden jederzeit in die Abläufe eingebunden und können eingreifen, wenn eine persönliche Betreuung notwendig ist.
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Ein Beispiel aus dem Praxisalltag

Eine Patientin möchte am Abend einen Kontrolltermin vereinbaren.

Früher bedeutete das häufig einen Anruf am nächsten Morgen – oft genau dann, wenn die Telefonleitungen ohnehin ausgelastet sind.

Mit einer digitalen Lösung wie Mira kann die Patientin ihren Termin bereits ausserhalb der Praxisöffnungszeiten anfragen. Mira stellt die relevanten Fragen, prüft die Verfügbarkeit direkt im Praxisinformationssystem und vergibt den Termin gemäss den Regeln der Praxis.

Am nächsten Morgen muss das Empfangsteam diesen Termin nicht mehr telefonisch koordinieren und kann sich auf Patientinnen und Patienten konzentrieren, die tatsächlich persönliche Unterstützung benötigen.

So entsteht keine zusätzliche Arbeit – sondern weniger davon.
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Automatisierung ersetzt keine Menschen

Automatisierung ist kein Ersatz für ein gut eingespieltes Praxisteam.

Sie ersetzt weder medizinisches Fachwissen noch den persönlichen Kontakt zwischen Praxis und Patientinnen oder Patienten.

Sie übernimmt lediglich jene administrativen Aufgaben, die jeden Tag nach denselben Regeln ablaufen.

Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels in Arztpraxen kann das einen entscheidenden Unterschied machen. Denn wenn qualifizierte Mitarbeitende schwer zu finden sind, wird es umso wichtiger, die vorhandenen Ressourcen möglichst sinnvoll einzusetzen.
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Fazit

Der Fachkräftemangel wird Arztpraxen auch in den kommenden Jahren beschäftigen.

Neue Mitarbeitende zu finden bleibt wichtig – gleichzeitig lohnt es sich, bestehende Teams gezielt zu entlasten. Moderne Automatisierung hilft dabei, wiederkehrende administrative Aufgaben zu übernehmen, Unterbrechungen am Empfang zu reduzieren und den Praxisalltag effizienter zu gestalten.

Nicht, weil Menschen ersetzt werden sollen.

Sondern weil qualifizierte Mitarbeitende ihre Zeit dort einsetzen sollten, wo sie den grössten Unterschied machen: bei den Patientinnen und Patienten.

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