Terminplanung in der Arztpraxis: Vom Papierkalender zur automatisierten Buchung

Es gibt einen Moment, den jede MPA kennt. Es ist kurz vor zehn, die Telefonleitung ist seit einer halben Stunde durchgehend besetzt, im Wartezimmer sitzen drei Patientinnen und Patienten, und auf dem Bildschirm blinkt eine neue E-Mail-Anfrage nach einem Termin.

Alles gleichzeitig. Alles jetzt.

Terminplanung ist selten das Thema, über das in einer Arztpraxis gesprochen wird. Aber sie ist einer der Punkte, an denen sich der Praxisalltag entscheidet – zwischen einem ruhigen Vormittag und einem, an dem das Team von Anfrage zu Anfrage hetzt.

Wie Terminplanung organisiert ist, beeinflusst direkt, wie viel Zeit für die eigentliche Arbeit bleibt: die Betreuung der Patientinnen und Patienten.

In diesem Beitrag geht es darum, wie Terminplanung in Schweizer Praxen heute funktioniert, welche Stufen der Automatisierung es gibt und warum ein digitaler Empfang mehr ist als nur eine Online-Buchung.
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Warum Terminplanung schwieriger ist, als sie aussieht

Von aussen wirkt Terminkoordination simpel: Eine Patientin oder ein Patient braucht einen Termin, es gibt freie Slots, man trägt ihn ein.

In der Praxis ist es deutlich komplexer.

Ein Termin ist selten nur ein Zeitfenster. Er hängt davon ab, worum es geht – eine Kontrolle, eine Untersuchung, ein akutes Anliegen oder eine Laborleistung. Er hängt davon ab, welche Fachperson zuständig ist, ob die Person bereits registriert ist und ob vor dem Termin noch bestimmte Informationen benötigt werden.

Diese Einschätzung passiert bei jedem Anruf im Kopf der MPA – oft innerhalb weniger Sekunden und häufig parallel zu mehreren anderen Aufgaben.

Genau hier entstehen die typischen Herausforderungen:

Das Telefon als Nadelöhr.
Viele Terminanfragen laufen weiterhin über das Telefon. Das bedeutet: Patientinnen und Patienten erreichen die Praxis nur während der Öffnungszeiten – genau dann, wenn das Praxisteam selbst am stärksten ausgelastet ist. Wer nicht durchkommt, ruft später erneut an oder versucht es vielleicht gar nicht mehr.

Anfragen ohne Struktur.
Bei einer telefonischen Anfrage muss die MPA alle relevanten Informationen im Gespräch erfassen. Worum geht es? Seit wann besteht das Anliegen? Welche Informationen werden benötigt? Fehlt etwas, entstehen zusätzliche Rückfragen.

Terminausfälle.
Ein Termin, der nicht wahrgenommen und nicht rechtzeitig abgesagt wird, bedeutet verlorene Zeit und einen Slot, der einer anderen Person hätte zur Verfügung stehen können.

Ungleich verteilte Belastung.
Terminanfragen kommen nicht gleichmässig über den Tag verteilt. Sie häufen sich oft am Morgen, über Mittag oder am frühen Abend – genau dann, wenn das Team ohnehin stark gefordert ist.

Keines dieser Probleme ist neu. Neu sind die Werkzeuge, mit denen sich bestimmte Teile davon besser unterstützen lassen.
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Die Automatisierungsstufen im Überblick

Terminplanung lässt sich nicht mit einem einzigen Schalter automatisieren. Es ist vielmehr eine Entwicklung in mehreren Stufen – jede Stufe nimmt dem Team bestimmte Aufgaben ab.

Stufe 0 – Der Papierkalender

Termine werden von Hand eingetragen, oft in einem Buch oder einer einfachen Tabelle.

Das funktioniert, bedeutet aber: Jede Änderung, jede Suche nach einem freien Termin und jede Abstimmung ist manuelle Arbeit. Eine gemeinsame, aktuelle Übersicht für das gesamte Team fehlt.
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Stufe 1 – Der digitale Kalender im Praxisinformationssystem

Die meisten Schweizer Praxen arbeiten heute mindestens auf dieser Stufe.

Die Agenda liegt digital vor, mehrere Mitarbeitende können darauf zugreifen, Termine lassen sich verschieben und filtern.

Ein grosser Fortschritt – aber die Anfrage selbst entsteht weiterhin über Telefon, E-Mail oder andere Kanäle. Jemand muss die Informationen erfassen und den Termin manuell eintragen.
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Stufe 2 – Online-Terminbuchung

Patientinnen und Patienten können Termine selbst über ein Portal oder einen Buchungslink auf der Website buchen.

Das reduziert die Anzahl bestimmter Telefonanfragen und ermöglicht Buchungen ausserhalb der Öffnungszeiten.

Der Unterschied: Ein klassisches Online-Buchungssystem zeigt in erster Linie verfügbare Termine. Es kennt die Praxisregeln dahinter nicht automatisch.

Eine Routinekontrolle und ein komplexeres Anliegen können beispielsweise unterschiedlich behandelt werden müssen. Diese Einordnung bleibt häufig weiterhin beim Praxisteam.
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Stufe 3 – Der digitale Empfang

Hier kommt der entscheidende nächste Schritt: Nicht nur freie Termine anzeigen, sondern den Weg zur passenden Buchung unterstützen.

Ein digitaler Empfang erfasst das Anliegen, sammelt die notwendigen Informationen, berücksichtigt definierte Praxisregeln und führt die Anfrage bis zur passenden Terminbuchung.

Nicht als separates System neben der Praxissoftware, sondern integriert in die bestehenden Abläufe.

Der Unterschied zwischen Stufe 2 und Stufe 3 ist deshalb entscheidend:

Ein Buchungssystem zeigt verfügbare Termine.
Ein digitaler Empfang unterstützt den gesamten Weg dorthin.
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Online-Buchungssystem oder digitaler Empfang – wo liegt der Unterschied?

Viele Praxen nutzen bereits ein Online-Buchungssystem und stellen trotzdem fest: Das Telefon klingelt weiterhin.

Das ist kein Widerspruch.

Ein klassisches Buchungssystem beantwortet vor allem eine Frage:

„Welche Termine sind verfügbar?“

Das ist wertvoll. Aber am Empfang geht es um mehr.

Es geht darum, das Anliegen zu erfassen, notwendige Informationen einzuholen, Zuständigkeiten zu berücksichtigen und die Anfrage richtig einzuordnen.

Genau diese administrative Vorarbeit bleibt bei vielen Buchungssystemen weiterhin beim Team.

Ein digitaler Empfang setzt dort an. Er führt durch den Prozess, fragt bei fehlenden Informationen nach, berücksichtigt definierte Regeln und unterstützt die Terminbuchung.

Der Termin entsteht also nicht einfach aus einem freien Slot – sondern aus einer strukturierten Anfrage.
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So funktioniert dieser Ablauf mit Mira

Der Ablauf mit Mira sieht vereinfacht so aus:

1. Die Patientin oder der Patient stellt eine Anfrage über den digitalen Empfang – unabhängig von den Öffnungszeiten.
2. Mira erfasst die notwendigen Informationen zum Anliegen.
3. Die Anfrage wird anhand der hinterlegten Praxisregeln strukturiert und weitergeleitet.
4. Mira prüft verfügbare Termine über die bestehende Praxissoftware.
5. Der passende Termin wird eingetragen.
6. Die Patientin oder der Patient erhält eine Bestätigung.

Das Ziel: Weniger manuelle Zwischenschritte für das Praxisteam und vollständigere Informationen bei der Terminbearbeitung.

Der Unterschied lässt sich in einem Satz zusammenfassen:

Ein Buchungssystem zeigt Termine an. Ein digitaler Empfang begleitet den Weg zum passenden Termin.
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Integration mit der bestehenden Praxissoftware

Die häufigste – und berechtigte – Sorge bei jeder neuen digitalen Lösung lautet:

„Muss ich jetzt noch ein weiteres System pflegen?“

Genau hier entstehen viele Probleme. Ein separates Buchungssystem mit eigener Agenda kann ein zusätzliches Parallelsystem schaffen.

Ein sinnvoller digitaler Empfang integriert sich deshalb in die bestehende Praxissoftware, statt daneben zu existieren.

Mira wurde genau für diesen Ansatz entwickelt: Die Terminbuchung erfolgt dort, wo die Praxis bereits arbeitet. Aktuell beispielsweise über die Integration mit Axenita. Weitere Integrationen können folgen.

Keine zweite Agenda. Keine zusätzliche manuelle Übertragung. Kein System, das unabhängig vom Praxisalltag läuft.
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Umstellung ohne Chaos

Der Gedanke an eine Umstellung schreckt viele Praxen ab – und das ist verständlich.

Der Unterschied bei einem digitalen Empfang: Er ersetzt nicht die bestehende Praxissoftware. Er ergänzt sie.

Die Agenda bleibt bestehen. Die bestehenden Abläufe bleiben bestehen. Neu ist ein zusätzlicher Kanal, über den Anfragen strukturiert aufgenommen werden können.

Drei Dinge machen die Einführung einfacher:

Kontrolle bleibt beim Team.
Die Praxis definiert selbst wichtige Regeln: Welche Ärztinnen und Ärzte gibt es? Welche Terminarten? Welche Zuständigkeiten? Gute Automatisierung sollte nachvollziehbar bleiben.

Schrittweises Onboarding.
Nicht jede Anfrage muss am ersten Tag automatisiert werden. Ein sinnvoller Start beginnt mit klar definierten Routinefällen.

Sicherheit vor Tempo.
Gerade im Gesundheitswesen gilt: Automatisierung dort, wo sie sicher ist. Menschen dort, wo Erfahrung und Einfühlungsvermögen gefragt sind.

Mira trifft keine medizinischen Entscheidungen und ersetzt keine medizinische Einschätzung. Diese Grenze ist bewusst gesetzt.
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Was sich für das Team wirklich ändert

Die grösste Sorge bei Automatisierung am Empfang ist selten technischer Natur:

„Ersetzt das meine Arbeit?“

Die Antwort lautet: Nein – aber es verändert, welche Aufgaben im Mittelpunkt stehen.

Was reduziert werden kann, sind repetitive Unterbrechungen:

• wiederkehrende Terminfragen
• fehlende Informationen in Anfragen
• manuelle Übertragungen
• Standardkommunikation

Was bleibt, ist der Teil, der menschliche Erfahrung braucht:

• besondere Betreuungssituationen
• komplexe Anliegen
• persönliche Gespräche
• Entscheidungen ausserhalb standardisierter Abläufe

Ein digitaler Empfang verschiebt die Arbeit nicht weg vom Team. Er verschiebt den Fokus: weniger Routine, mehr Zeit für die Situationen, in denen Menschen den grössten Unterschied machen.
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Vom Papierkalender zur automatisierten Buchung

Der Weg von der handschriftlichen Agenda zur automatisierten Terminbuchung ist keine einzelne Entscheidung.

Die meisten Schweizer Praxen haben die ersten Schritte längst gemacht. Digitale Kalender gehören heute zum Standard, viele nutzen bereits Online-Buchungen.

Der nächste Schritt ist nicht einfach „mehr Online-Buchung“.

Es ist der Übergang von einem System, das freie Termine anzeigt, zu einem digitalen Empfang, der Anfragen strukturiert, Prozesse unterstützt und direkt in bestehende Praxisabläufe integriert ist.

Genau dafür wurde Mira entwickelt: als digitale Assistenz für den Praxisempfang – entwickelt für Schweizer Arztpraxen und deren Anforderungen.

Möchten Sie sehen, wie das für Ihre Praxis konkret aussieht? Buchen Sie eine Demo und wir zeigen Ihnen den Ablauf anhand Ihres eigenen Setups.

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